Wij krijgen vaak genoeg de vraag: "kunnen wij dezelfde robot op meerdere afdelingen inzetten, ook al zitten er kleine verschillen in de werkzaamheden?" Het antwoord hierop is: ja! Wanneer dit nodig blijkt, maken wij gebruik van een document waarin we alle verschillen en uitzonderingen opnemen, die de robot dan als input gebruikt.
Een mooi voorbeeld hiervan is een recent opgeleverde e-mailverwerker. De robot wordt hier ingezet om meer dan 100 e-mails per dag te verwerken. Dit leverde een besparing van 1 fte op en verhoogde de snelheid van verwerking drastisch. Toen andere afdelingen dit hoorde, wilden zij hier ook graag gebruik van maken. Om dit mogelijk te maken, hebben we aan het begin van het project de verschillen per afdeling uitvoerig besproken en samengevat in een document. Een aantal opgenomen verschillen waren: welke gegevens (agendacode, agenda datum en medewerker ID) moet de robot gebruiken bij het verwerken van de e-mail en hoe gaat de robot verschillend om met uitval.
Het uiteindelijke voordeel van het opstellen van een uitzonderings- en verschillendocument is dat de robot hiermee eenvoudig de werkzaamheden van andere afdelingen of productgroepen kan overnemen. Ook als er proceswijzigingen op de afdeling plaatsvinden, kan dit direct worden aangepast. Het is zelfs zo eenvoudig, dat (geautoriseerde) medewerkers het document zelf kunnen aanpassen.
Zo ontwikkelen we een allemansvriend.
