Nous voilà confinés depuis plus d'un mois et pour encore quelques semaines minimum, voir quelques mois si nous nous déconfinons de façon progressive. Nous nous sentons impuissants face a cette vague meurtrière, gérée par tout le personnel médical et paramédical de façon remarquable, il sont sur le pont et j'en profite pour les remercier chaleureusement. Cette crise sanitaire impacte notre façon de travailler et relation à l'autre change, elle nous force à sortir de nos zones de confort et nos habitudes volent en éclats.
Je vous fais part des réflexions partagées avec mes clients qui tentent de maintenir la dynamique de l'équipe pendant et après le confinement. Il s'agit d'un éclairage sur la façon dont ils sont mis à l'épreuve et dont il font face. C'est l'occasion d'apprendre ensemble à travailler autrement, et même si les outils changent, les périodes difficiles ne requiert pas la révolution dans la façon de manager. Elle nécessite au contraire d'asseoir encore plus solidement les fondamentaux.
Responsables d'équipes, managers, assistants/assistantes mènent de front une réflexion de fond, la gestion de la situation actuelle en mode pompier et la réflexion sur les pistes de sorties pour assurer au mieux l'avenir.
Voilà 6 idées issues de leurs retours d'expérience, fondements d'une bonne dynamique d'équipe dans une telle période, j'espère qu'elles pourront vous être utiles :
Privilégier le contact direct plutôt que l'intermédiation de l'écrit pour limiter la pression.
Utiliser son téléphone, Skype ou sa messagerie instantanée plutôt que d'envoyer un e-mail pour d'une part éviter un formalisme qui met de la pression sur les équipes, d'autre part pour ne pas surcharger les messageries qui sont chronophages à gérer.
En ces temps de télé-travail, beaucoup de questions passent par mail, si bien que chaque personne reçoit beaucoup plus d'écrit que d'habitude, cela créé une lourdeur voir une surcharge pour certains. Pour des petites questions simples, mieux vaut prendre son téléphone ou saisir l'opportunité de petits temps informels dont je parle dans les prochains paragraphes... Ces mails en surnombre donnent également l'impression que le niveau d'exigence est plus élevé car tout écrit à un caractère plus officiel. Alors qu'en période de télétravail, le niveau d'exigence doit autant possible rester le même que sur site. Vous avez peut-être déjà fait l'expérience de la question basique poser dans le couloir qui passe très bien auprès de ses collègues ou de son manager et de cette même question posée par mail qui en devient incongrue parce qu'elle est écrite.
Redistribuer les rôles de chacun et leur faire confiance
Après avoir priorisé, il peut être utile de se poser 30 minutes pour réfléchir collectivement à la manière dont chaque collaborateur peut contribuer en cette période particulière. Les rôles bougent car les besoins de l'entreprise et des clients évoluent. Certains vont se retrouver avec un périmètre d'action réduit d'autres débordés en fonction des métiers, il s'agit en cette période de repenser comment chaque personne et le groupe peut trouver un équilibre.
Pour se faire, avoir confiance en ses collaborateurs devient plus que jamais nécessaire au maintien de l'équilibre du groupe : confiance en ceux qui travaillent à distance et en ceux qui vont devoir prendre la main sur des sujets qui ne sont peut-être pas dans leur périmètre ou de leur niveau hiérarchique habituellement.
Tous les membres de l'équipe qui le peuvent, le souhaitent, peuvent épauler le responsable d'équipe pour qu'il puisse souffler, prendre de la hauteur et être dans les meilleures conditions possibles pour prendre les décisions les plus adaptées.
Maintenir la dynamique de l'équipe quel que soit l'outil et de façon autonome
L'animation" de l'équipe, le maintien régulier des réunions peut être pris en charge par un "animateur" volontaire dans l'équipe, elle peut être tournante également. Cela permet avec ou sans la présence du responsable de maintenir les liens, la réflexion collective. Peu importe l'outil web -ex, what'sApp...l'enjeu est de maintenir la dynamique d'échanges entre les membres de l'équipe autant que possible. Sur la longueur les réunions à distance deviennent de moins en moins dynamiques, spontanées, l'animateur à ce rôle aussi de contrebalancer la lassitude naturelle.
Essayer de maintenir autant que possible des temps informels malgré la distance et les outils numériques
Avec le travail à distance ce sont toutes les discussions informelles, les questions basiques que l'on pose dans les couloirs ou à la machine à café qui disparaissent. On y apprend beaucoup de choses et elles ont un rôle de cohésion très fort. Certains proposent des café virtuels ou des apéros 4.0 pour parler de choses et d'autres en faisant une pause. Ce n'est peut-être pas viable sur du trés long terme mais pour passer la vague du confinement, ça peut aider.
Renforcer l'écoute pour pouvoir s'adapter
L'écoute devient primordiale auprès de ses équipes pour s'assurer que que chacun va bien et à trouver une manière de fonctionner entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle qui lui convient et auprès de ses clients pour comprendre leurs besoins. S'assurer que collaborateurs et clients disposent de tout ce dont ils ont besoin.
Communiquer trés fréquemment et avec beaucoup de transparence.
La communication doit être soignée et spontanée, une personne de l'équipe peut contribuer à ce travail de communication ( un collaborateur technique, une assistante, un RH...). Même si on n'a pas beaucoup d'informations nouvelles, les équipes ont besoin de transparence sur les difficultés pour minimiser les inquiétudes. L'inquiétude est pour beaucoup plus importante dans une situation inconnue que dans une situation difficile connue. Les équipes ont besoin d'entrevoir aussi les pistes de solutions même si ce ne sont que des explorations.
La situation est exceptionnelle, les habitudes sautent en éclat mais les fondamentaux de la relation humaine et de la dynamique de groupe sont les mêmes, cette période nous demande a tous de les mettre en pratique plus que jamais.
En attendant cette sortie progressive du confinement, je vous souhaite une très bonne santé pour vous et vos proches. Restons confinés !
Marie,
